Легализация / апостилирование документов у юриста — как проводится, как заказать

Часто при подаче документов в суды, нотариусам, налоговые органы или иные государственные учреждения в списке обязательных бумаг встречается требование об апостилировании или консульской легализации иностранных документов. В данной статье мы детально рассмотрим значение этих терминов и процедуру оформления апостиля и консульской легализации.

Апостилирование и консульская легализация — это процедуры, необходимые для признания официальных документов, выданных в одной стране, в другой. Проще говоря, апостиль и консульская легализация придают документам международную юридическую силу.

Например, для регистрации ООО в России, учрежденного иностранной компанией, требуется предоставить выписку из реестра юридических лиц, подтверждающую статус учредителя как юридического лица, или другой аналогичный документ. В России такие документы выдает налоговый орган, и выписка имеет установленную форму. Однако, если компания зарегистрирована за рубежом, необходимо предоставить аналогичный документ, признанный законодательством соответствующей страны. Чтобы российский регистрирующий орган был уверен в легитимности документа, его необходимо апостилировать или пройти процедуру консульской легализации.

Стоит понимать, что процедуры апостилирования и консульской легализации, несмотря на их различия, преследуют одну и ту же цель. Апостиль ставится на документы, предназначенные для использования в странах, являющихся участниками Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, которая отменяет необходимость легализации иностранных официальных документов.

Консульская легализация применяется в тех случаях, когда документы предназначены для стран, не входящих в Гаагскую конвенцию.

Важно отметить, что Россия заключила двусторонние договоры о правовой помощи с рядом стран. Согласно этим договорам, документы могут использоваться без необходимости в легализации или апостилировании.

Апостиль проставляется на следующих типах документов:

• Документы, исходящие от государственных органов или должностных лиц, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя.
• Административные документы.
• Нотариальные акты.
• Официальные пометки, такие как отметки о регистрации, визы с подтверждением даты, и заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Апостиль не проставляется на:

• Документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами.
• Административные документы, напрямую связанные с коммерческими или таможенными операциями.

Важно отметить, что документы, связанные с предпринимательской и иной экономической деятельностью и составленные на территории иностранного государства (например, договоры, счета, товаротранспортные документы), не считаются официальными документами. Следовательно, по общему правилу они не требуют обязательного удостоверения в виде консульской легализации или проставления апостиля.

Принятие Гаагской конвенции 1961 года значительно упростило использование официальных документов, выданных в одном государстве, на территории другого государства-участника Конвенции.

Если страна, в которой был выдан документ, и страна, куда вы планируете его предоставить, являются участниками Гаагской конвенции, то вы можете пройти процедуру апостилирования. Согласно статье 4 Гаагской конвенции, апостиль может быть проставлен непосредственно на самом документе или на отдельном листе, прикрепленном к нему. Апостиль должен соответствовать установленному образцу, приложенному к Конвенции. Он может быть составлен на официальном языке органа, его выдавшего, при этом пункты могут быть дублированы на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть на французском языке.

Каждое государство-участник Конвенции назначает органы, уполномоченные на проставление апостиля, и устанавливает сроки, размеры пошлин и порядок обращения для апостилирования.

Как апостилировать документ в России для использования за границей?

В России апостиль на документы проставляют следующие органы:

• Министерство внутренних дел Российской Федерации — на справках о наличии (отсутствии) судимости, факте уголовного преследования или его прекращении, архивных документах и справках о реабилитации.
• Министерство обороны Российской Федерации — на официальных архивных документах, связанных с военной службой в Вооруженных Силах РФ, Вооруженных Силах СССР и Объединенных Вооруженных Силах СНГ.
• Генеральная прокуратура Российской Федерации — на документах, выданных прокуратурой, а также на документах, отправляемых в иностранные государства в рамках международных соглашений или на основе принципа взаимности.
• Федеральное архивное агентство — на архивных справках, выписках и копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти и архивами.
• Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела — на архивных документах, подготовленных государственными и муниципальными архивами.
• Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, ответственные за регистрацию актов гражданского состояния — на документах, подтверждающих факты государственной регистрации актов гражданского состояния.
• Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, занимающиеся подтверждением документов об образовании и ученых степенях — на документах об образовании и квалификации, а также ученых степенях и званиях.
• Министерство юстиции Российской Федерации — на тех официальных документах, для которых проставление апостиля не относится к полномочиям других упомянутых органов.

Время на проставление апостиля в России составляет 5 рабочих дней с момента регистрации запроса. Однако срок может быть продлен до 30 рабочих дней при необходимости дополнительного запроса. Пошлина за апостиль составляет 2 500 рублей за документ.

Важно! Российские документы для использования за границей должны быть апостилированы в России. Иностранные документы, которые планируется использовать в России, должны быть апостилированы в стране их происхождения (если она является участником Гаагской конвенции). Такие документы должны также быть переведены на русский язык, и перевод должен быть нотариально заверен.

Как апостилировать документ за границей для использования в России?

Для апостилирования иностранного документа вам следует обратиться в уполномоченный орган страны, где был выдан документ.

Если страна, в которую вы собираетесь предоставить российский документ, или страна, где был выдан иностранный документ, не является участником Гаагской конвенции, то такой документ необходимо пройти процедуру консульской легализации.

Консульская легализация является более сложным процессом по сравнению с апостилированием. Она включает следующие этапы:

1. Легализация в стране происхождения документа: Сначала документ должен быть легализован в Министерстве иностранных дел или другом уполномоченном органе страны, где он был выдан. Правила, сроки и размер пошлины за легализацию устанавливаются законодательством этой страны.
2. Легализация в консульстве: Далее документ должен пройти легализацию в консульстве страны, где он будет представлен. Консульское должностное лицо может потребовать нотариально заверенный перевод документа. Правила, сроки и размер пошлины за легализацию в консульстве определяются Консульским уставом и другими нормативными актами страны, где находится консульство.

Этот процесс обеспечивает официальное признание документа в странах, не входящих в Гаагскую конвенцию, и позволяет использовать его на территории другой страны.

Каков порядок консульской легализации российского документа для его использования за границей?

Консульская легализация российского документа проходит несколько этапов:

1. Нотариальное удостоверение: Сначала требуется нотариально заверить копию документа.
2. Удостоверение подписи нотариуса: Затем следует подтвердить подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати на копии документа в Министерстве юстиции России. Это занимает до 5 рабочих дней, и пошлина не взимается.
3. Консульская легализация в МИД России: После этого документ нужно легализовать в Консульском департаменте Министерства иностранных дел России. Срок обработки составляет до 5 рабочих дней, а пошлина за консульскую легализацию составляет 350 рублей за документ.
4. Легализация в консульстве страны назначения: На последнем этапе документ должен быть легализован в консульстве страны, куда он будет предоставлен, на территории РФ.

Документы коммерческого характера подлежат легализации только в Торгово-промышленной палате РФ (вместо Министерства юстиции и Консульского департамента МИД). После этого такие документы также должны быть легализованы в консульстве принимающего государства.

Каков порядок консульской легализации иностранного документа для использования в России?

Для легализации иностранных документов, которые будут использоваться в России, следует пройти следующие шаги:

1. Легализация в стране происхождения: Документ должен быть легализован в Министерстве иностранных дел или другом уполномоченном органе страны, где он был выдан, в соответствии с законодательством этой страны.
2. Легализация в российском консульстве: Затем документ нужно легализовать в российском консульстве за границей. Срок легализации составляет 5 рабочих дней, пошлина составляет 350 рублей за каждый документ.
3. Перевод документа: Документ, составленный на иностранном языке, должен быть переведен на русский язык для использования в России. Перевод может быть заверен российским консульством за границей или российским нотариусом на территории России.