Составляем письмо Заказчику от Поставщика об отсрочке поставки товара

Действия поставщика при просрочке поставки товара

Образцы претензий на разные случаи можно скачать ЗДЕСЬ.

Ограничения не прошли мимо компании и поставка груза срывается. Что делать? Ждать или проявить инициативу - направив заказчику разъяснительное письмо с просьбой продлить срок поставки и указанием на факторы, из-за которых обязательство нарушено. Уже сам факт того, что компания-поставщик направила такого рода письмо, указывает на желание сохранить деловые отношения и добросовестность.

 Такой вид обращения не носит унифицированной формы, а значит, составляется в произвольной форме. Главное, из смысла письма должны четко усматриваться следующие моменты: 

• о каком договоре идет речь, по которому поставщик просит продлить сроки;
• причина задержки поставки товара;
• ссылки на нормативные акты федеральных или региональных органов власти, после принятия которых пришлось приостановить поставку;
• реальные сроки поставки товара.
• Если в договоре поставки был согласован график со сроками, значит необходимо внести в него правки. Акцент делается на том, что поставщик обязуется выполнить поставку товара в новый срок.

 Если заказчик пойдет на встречу и согласует новый срок, к договору поставки составляется дополнительное соглашение.

Возможна и такая ситуация - контрагент не уступает и ему все равно, по каким причинам произошел срыв поставки. Его товар нужен ему здесь и сейчас. Что делать? Обратиться в суд с требованием об изменении условий договора поставки.. 

 Причины срыва поставки товара

Обстоятельства, по которым поставка сорвалась по срокам, должна быть подтверждена. Указывая в письме причину, сразу нужно прописать и обстоятельства - к примеру, это необязательно ограничения из-за COVID. Сюда может относится любой другой форс-мажор. Каждый случай индивидуален. Главное - о любых отклонениях от оговоренного срока, нужно уведомить контрагента, приложив максимум доказательств, указывающих  наступлении обстоятельств непреодолимой силы.

Нарушение сроков из-за covid-19

Пандемия подрывает бизнес и вводимые ограничения прямо влияют на исполнение договоров. Если поставка срывается из-за введенных региональных ограничительных мер, простого письма о задержке поставки товара от поставщика в связи с коронавирусом будет недостаточно. Нужно согласовать новые условия с заказчиком (покупателем товара) и подписать дополнительное соглашение к договору, указав максимально позднюю дату.

Как вариант, можно временно приостановить действие сделки. О таком условии также составляется соглашение, где четко прописывается, что действие договора приостанавливается на неопределенный срок. Когда ситуация нормализуется, составляется новое соглашение о возобновлении договора, где уже четко прописываются новые сроки поставки товара.

Какие еще возможные причины срыва сроков поставки могут быть...

Их может быть достаточно много, так как каждая сделка индивидуальна. Кто-то везет товар из-за границы, воздушным или морским транспортом, через транспортную компанию или своими силами. Все зависит от ситуации. В письме о продлении сроков поставки, можно указать следующие фразы:

• "Из-за возникших проблем на таможне…"
• "Из-за халатных действий со стороны логистической фирмы…"
• "Из-за неисполнения обязательств со стороны компании-партнера (производителя) …"

Каждый аргумент должен подкрепляться доказательствами - документы с таможни, переписка с логистической фирмой или компанией-партнером. Если для заказчика товар важен и срыв срока поставки нарушает его планы, просто словами в этом случае делу не поможешь.

Но безвыходных ситуаций не бывает. Даже ситуация с коронавирусом показала - все решаемо, если стороны сделки действуют добросовестно, а любые нарушения условий договора не зависят от их воли.

Возможная реакция покупателя товара на срыв поставки

Развитие событий может быть разное. Например:

• покупатель входит в положение поставщика, предлагает варианты закрытия сделки, удобные для обеих сторон;
• покупатель входит в положение, но так как ему был нанесен ущерб, требует возмещения компенсации;
• покупатель составляет встречное письмо (или даже претензию), с требованием вернуть оплаченные за товар денежные средства;
• покупатель решает обратиться в суд - это самый неблагоприятный исход дела.

Если дело дойдет до суда, то уже в инстанции придется доказывать свою невиновность и представлять аргументы, указывающие на наступление форс-мажорных ситуаций. Желательно, чтобы условие о непредвиденных обстоятельствах были указаны в договоре поставки. Тогда шанс отстоять свою правоту в суде возрастают.

Дополнительное соглашение о переносе сроков поставки товара

Даже если срок самого договора истек, он может продолжать действовать до тех пор, пока стороны надлежащим образом не исполнят свои обязательства. Это означает, что если срок поставки сорван, поставщик все равно обязан выполнить условия договора.     Чтобы между сторонам сделки не возникало разногласий, на практике, рекомендуется составить и подписать дополнительное соглашение, в котором будут указаны все согласованные изменения.

При срыве сроков поставки товара, может быть два варианта развития событий:

• заключается новый договор с актуальной датой, а старый расторгается;
• заказчику отправляется письмо о переносе сроков поставки товара и составляется дополнительное соглашение.
   

Последний вариант достаточно оптимальный и чаще всего применяется сторонами сделки. Документ позволяет оставить текст договора в изначальном варианте. Изменения коснутся только определенных пунктов или пункта, либо добавится новое условие.

 Правила составления дополнительного соглашения:

• документ датируется числом, предшествующим окончанию срока договора (например если срок договора стоит "до 25 числа 2022 года", то соглашение подписывается ранее этой даты);
• если договор был нотариально заверен, то и дополнительное соглашение к нему подлежит заверению;
• соглашение должно содержать подписи сторон и при наличии, печать.

Дополнительное соглашение – это часть договора, дополняющая его. Утвержденной формы документа нет. Стороны  составляют его в произвольной форме. 

Помощь юриста в составлении письма

Юристы нашей компании ведут свою работу на территории г. Кемерово и г. Москва. В нашей наработке, с учетом сложившейся практики, разработана форма-обращение к заказчику, которая позволит поставщику:

• грамотно начать переговоры с заказчиком относительно продления сроков поставки товара;
• получить от контрагента письменную позицию по ситуации;
• уведомить заказчика о наступлении форс-мажорных обстоятельств в установленном законом порядке.
  Правильно составленные документы и выстроенная позиция помогут  защититься в суде, если договориться с заказчиком мирным путем не получится.

   ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ, ЮРИСТЫ КОМПАНИИ МОГУТ СОСТАВИТЬ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ В РЕЖИМЕ ОНЛАЙН